أهم مصادر البيانات في الأبحاث الإدارية:
يوجد أربعة مصادر رئيسية للأبحاث الإدارية، وهذه المصادر هي:
- المستجوبين ذوي العلاقة.
- المناظرة.
- التجارب.
- البيانات الثانوية.
أولاً: المستجوبون:
يمثل المستجوبون مصدر رئيسي في تجميع البيانات الإدارية، ويوجد هناك طريقتان رئيسيتان لتجميع البيانات من المستجوبون وهي الاتصال والملاحظة، حيث تتطلب طريقة الاتصال التفاعل بطريقة مباشرة من المستجوب في جمع البيانات، بينما لا تتطلب طريقة الملاحظة التفاعل المباشر من الشخص المراقب، بل هي عملية إدراك وتسجيل البيانات الملائمة عن حدث ما، ويمكن تجميع بيانات عن المستجوبين بطريقتين مختلفتين هما:
طريقة الاتصال.
طريقة الملاحظة.
1- طريقة الاتصال:
تعتبر من أكثر الطرق استخداماً في تزويد البيانات الإدارية، وتعتبر هذه الطريقة منطقية في تجميع البيانات عن طريق طرح الأسئلة على مجموعة من الأشخاص، وتستخدم هذه الطريقة بشكل مستمر ويومي من قبل جميع الناس عن طريق طرح الأسئلة لأي شخص يعتقدون أنه ذوي معرفة، وتعتبر هذه الطريقة مهمة في تجميع البـيانات عندما تحتاج دراسة البحث بيانات عن الاتجاهات أو الإدراك أو الحوافر أو المعرفة أو سلوك مقصود، ويمكن أن يكون المستجوب مستهلك، عامل، مدير، فني، تاجر تجزئة أو أي شخص ذو خبرة يمكن أن يعطي بيانات مفيدة لحالة القـرار، وتتطلب عملية الاتصال الفعالة مع المستجوبين تدريب خاص ومهـارات عالية إذا كانت البيانات مهـمة جدا لحالة القرار، لان البيانات تكون مضللة إذا كانت الأسئلة متحيزة أو إذا كان الأشخاص المستجوبين لا يمتلكون البيانات المرغوب فيها.
أن الأدوات المستخدمة في جمع البيانات عن طريق الأسئلة من المستجوبين هي:
- المقابلة الشخصية.
- المقابلة الهاتفية.
- الاستبيان.
كما يمكن طرح الأسئلة على مجموعة قليلة من الأشخاص ذوي المعرفة كما هو الحال في الأبحاث النوعية (Research Qualitative) أو عمل دراسة مسحية تتضمن مئات الأشخاص كما هو الحال في الأبحاث الكمية (Quantitative Research).
2- طريقة الملاحظة:
الملاحظة هي عملية معرفة وتسجيل بيانات ملائمة على حدث معين، وتستخدم هذه الطريقة بشكل كبير في حياتنا اليومية، وتساعد طريقة الملاحظة في تجميع بيانات ذات علاقة مع مشكلة دراسة البحث في لحظة وقوعها. لذلك تمنع هذه الطريقة أو تقلل من الأخطاء الناتجة عن مقاطعة المستجوبين، ولكن لا نستطيع استخدام هذه الطريقة لتحديد الوافر أو الاتجاهات أو الاعتقاد أو الشعور أو السبب من وراء سلوك معين.
ثانياً: المناظرة:
أن الطريقة المنطقية لدراسة حالة القرار هو من خلال فحص وتحليل حالات ماثلة. وتتضمن الحالات المماثلة دراسة ما يلي:
- الحالات التاريخية.
- المحاكاة.
1- الحالات التاريخية:
إن هذه الطريقة قديمة ومعروفة في دراسات العلوم الاجتماعية، ويتضمن تصميم البحث تحريات مكثفة لتحديد الحالات ذات العلاقة بمشكلة ودراسة البحث، ويقوم مبدأ هذه الطريقة على اختيار مجموعة من الحالات التاريخية المماثلة وتحليلها للحصول على:
- تحديد المتغيرات المناسبة لمشكلة البحث.
- معرفة طبيعة العلاقة بين المتغيرات.
- تحديد طبيعة المشاكل أو الفرص التي تم دراستها في الحالات التاريخية.
وتعتبر هذه الطريقة مناسبة في الحالات التي تكون فيها المشكلة أو الفرصة ناتجة عن تفاعل معقد لسلسلة من المتغيرات، والحالات التي يمكن دراستها باستخدام دراسة الحالة التاريخية هي الحالات التي تهدف إلى:
مقارنة مستويات الإنجاز مثل نوعية جيدة ورديئة.
تسلسل وقوع الأحداث.
ويمكن تجـمـيع البـيانات عن السجـلات والتقارير أو ملاحظة بعض المتغيرات الرئيسية. ويتميز أسلوب البحث بالمرونة للاستفادة من وقوع الأشياء غير المتوقعة ولتطوير فهم أعمق لمشكلة البحث.
2- المحاكاة:
أن المقصود بالمحاكاة هو تطوير نموذج مماثل أو مشابه للظاهرة الحقيقيـة لإجراء الدراسة عليه دون التطرق للظاهرة الطبيعية نفسها، ومن الأمثلة المعروفة عن المحاكاة هي نموذج الطائرات وخرائط الطرق، أما بالنسبة للمحاكاة الإدارية فهي عبـارة عن تمثـيل للنظام الإداري أو بعض مظاهره، وتعتبر هذه الطريقة حديثة نسبيا في تجميع البـيانات وتعتمد على الحاسوب بشكل كبير، كما يمكن استخدام أسلوب المحاكاة في الحصول على فهم أعمق لديناميكية النظام الإداري عن طريقة معالجة المتغيرات المستقلة وملاحظة تأثيرها على المتغيرات المتابعة، وتتطلب المحاكاة الإدارية بيانات كمدخلات للنموذج تتعلق بخصائص الظاهرة المراد تمثيلها والعلاقات التي تربط ما بين هذه الخصائص.
من أهم فوائد طريقة المحاكاة في جمع البينات في البحوث الإدارية الآتي:
- قلة التكاليف مقارنة مع طريقة مسح مجتمع الدراسة.
- الوقت المطلوب لتجميع البيانات وتحليلها اقل.
- السرية في تنفيذ الدراسة. ومن سلبيات هذه الطريقة هو صعـوبة تطوير نموذج محاكاة فعال.
ثالثاً: التجارب:
تعتبر هذه الطريقة حديثة نسبياً في تجميع البـيانات الإدارية، وتنظيم البيانات المجمعة من هذه الطريقة بطريقة معينة بحيث نستطيع الحصول على جملة واضحة بالنسبة لعلاقات السبب والتأثير، كما تستخدم هذه الطريقة في معالجة أو مراقبة المتغيرات المستقلة بدقة ويكون التأثير على المتغير أو المتغيرات التابعة قابل للقياس، فالهدف من طريقة التجربة هو مقياس تأثير المتغيرات المستقلة على المتغير التابع مع مراقبة المتغيرات الأخرى التي يمكن تقلل من مقدرة الباحث من عمل استنتاجات سببية فعالة.
رابعاً: البيانات الثانوية:
يوجد هناك نوعان من البيانات هما الأولية والثانوية كما ذكرنا من قبل، البيانات الأولية هي البيانات التي تجمع لغايات البحث قيد الدراسة، أما البيانات الثانوية فهي البيـانات المنشورة والموجودة أصلاً لغير غايات البحث قيد الدراسة، ويمكن الحصول على البيانات الثانوية من مصادر داخلية أو خارجية، وتعتبر البيانات التي تتوفر داخل المؤسسة التي تدعم البحث مصدراً داخلياً، أما البيانات التي نحصل عليها من خارج المؤسسة التي تدعم البحث مصادر خارجية، كما تكمن الفائدة الرئيسية للبيانات الثانوية في توفير الوقت والمال مقارنة مع مصادر البـيانات الأولية، لذلك فانه من المهم جداً البحث في مصادر البـيانات الثانوية أولاً قبل البدء بالحصول على البيانات الأولية، على الرغم من قلة الحالات التي تكون فيها البيانات الثانوية كافية لتحقيق متطلبات البحث قيد الدراسة، إلا إنها تساعد في:
- صياغة مشكلة البحث.
- تساعد في تحديد طرق جمع البيانات وأنواعها والتي تساعد في تحقيق المعلومات المطلوبة.
- تعمل كمصدر لمقارنة البيانات والتي من خلالها نستطيع تفسير وتقييم البـيانات الأولية.
- يمكن أن تساعد في إيجاد الطريقة الأمثل لمعالجة البـيانات الأولية ذات العلاقة بمشكلة البحث قيد الدراسة.
- تساهم في تعميق فهم مشكلة البحث عند الشخص الباحث.
ومن أهم المساوئ الرئيسية للبيانات الثانوية تتعلق فيما يلي:
- مدى ملائمة البيانات الثانوية للمعلومات المطلوبة عن مشكلة البحث.
- دقة البيانات الثانوية المتوفرة.
وعلى الرغم من أهمية البـيانات الثانوية للشخص الباحث، إلا أنها لا تكفي في معظم الحالات لحل مشكلة البحث قيد الدراسة لعدم وجود المعلومات الدقيقة والكافية عن مشكلة البحث خاصة إذا لم تناقش مشكلة البحث من قبل، لذلك يتوجب على الشخص الباحث الحصول على البـيانات الأولية على الرغم من ارتفاع تكاليف الحصول عليها والوقت الطويل اللازم لتجميع البيانات الأولية وتفريغها وتبويبها ومن ثم تحليلها.