توجد مجموعة من الخطوات الأساسية التي تمكنك من استخدام برنامج Nvivo في تحليل البيانات وهي:
مرحلة بناء المشروع:
الخطوة الأولى في هذه المرحلة يبدأ المستخدم بفتح مشروع جديد في برنامج Nvivo،ويتضمن هذا المشروع كل البيانات والمعلومات التي توصل إليها الباحث، من خلال مصادره المتعددة، ويمكن للباحث تسمية المشروع بأي أسم يراه مناسباً. لتمييزه عن غيره من المشاريع.
مرحلة عرض البيانات:
بعد قيام الباحث بتفريغ المقابلات كتابياً يقوم الباحث بعرض كافة البيانات المتوفرة من مقابلات مفرغة وغيرها على صورة ملفات word بأسماء مستعارة في جهاز الحاسوب الخاص به لضمان سرية المعلومات التي تحتويها وليسهل التعامل معها على هيئة نصوص.
استيراد الملفات المراد تحليلها:
يقوم الباحث باختيار الملفات المراد تحليلها ويقوم الباحث بالبحث عن موقع الملفات من خانة التخزين ومن ثم استخدام أمر (Import) أو الاستيراد ثم اختيار الملف المطلوب.
قراءة النصوص:
يقوم الباحث في هذه المرحلة بقراءة النصوص قراءة تأملية وهذه هي المرحلة الجوهرية في عملية التحليل من خلال برنامج Nvivo من أجل استخلاص العلاقات والروابط والعناوين الرئيسية والنقاط الهامة المرتبطة بأسئلة الدراسة أو الإطار النظري أو المفاهيمي للدراسة.
تشفير البيانات:
في هذه المرحلة يقوم الباحث بتشفير البيانات وإحلال الرموز والأسماء المستعارة عوضاً عن الأسماء الحقيقية حفاظاً على سرية المعلومات ومصادرها ومن ثم إدخالها في برنامج Nvivo لتحليل البيانات.
الملفات الداخلية:
يقوم الباحث بفتح عدد من الملفات الداخلية حسب طبيعة الدراسة، كل ملف منها يمثل جانياً من جوانب الدراسة كأن يكون للمقابلات الفردية مجموعة من الملفات لكل مستجيب ملف خاص به، وللمقابلات الجماعية عدد آخر من الملفات ويمكنه كذلك فتح ملف خاص بالوثائق، وملف خاص بالملاحظات، وغيرها.
مرحلة نقل وتخزين ملفات word:
هي الملفات الخاصة بالمقابلات من الملفات الخارجية أو البيانات المفرغة في الملفات الداخلية ومن ثم ترميزها بأسماء مستعارة لتعبر عن المستجيبين للدراسة.
مرحلة تصنيف البيانات حسب المحاور والأسئلة:
في هذه المرحلة يقوم الباحث بفتح عدة ملفات في خانة التشفير الشجري لكل فئة من المستجيبين على سبيل المثال (صناع القرار، المديرين، المشرفين، الطلاب)، ويمكن للباحث أن يعمل على تصنيف البيانات والمعلومات إلى محاور وفقاً لأسئلة الدراسة أو الإطار النظري لها.
نقل النصوص إلى خانة التشفير الشجري حسب المحاور:
بعد اكتمال العناوين الموضوعة في خانة التشفير الشجري يقوم الباحث بتصنيف النصوص والوثائق وفقاً للمحور الذي يرتبط بها، ويتم ذلك بواسطة تظليل الجزء من النص ذو العلاقة بتصنيف محدد. وبإمكان الباحث فتح الملفات الخاصة بالمقابلات لكل فئة في خانة (Sources)، ومن ثم فتح كل مقابلة على حدة وتضليل العبارات والنقاط الهامة الواردة في المقابلة. ووضعها في العنوان المناسب.
مرحلة عرض النتائج باستخدام برنامج Nvivo لتحليل البيانات:
في هذه المرحلة يقوم الباحث بخطة متقدمة نحو عرض النتائج، وذلك من خلال توظيف البرنامج في عرض النتائج وإبرازها بالشكل المقبول والمقروء.