يتم كتابة تقرير دراسة الحالة من خلال مجموعة من القواعد المنهجية التي تقوم عليه دراسة الحالة في العلمية التربوية وهي:
- مرحلة التشخيص
- التحليل والمعالجة.
- المتابعة والتقييم.
- إعداد التقرير النهائي عن الحالة المدروسة.
أولاً: مرحلة التشخيص:
تعد منهجية دراسة الحالة من مجال علم النفس الإكلينيكي، ومن أسس البحث التربوي التي تنطلق منذ بداية تحديد مشكلة البحث، فالمدرس حيث اشتغاله بالتواصل الصفي مع المتعلمين وأثناء بناء التعليمات وتنفيذ مفردات المنهج الدراسي، يقف على بعض الحالات التربوية التي يعاني منها المتعلم وتعوق دون تحصيل جيد. لأن دراسة الحالة تعد من وسائل التقويم والمعالجة كما أنها منهجية وأداة للتعلم.
لذلك فإن أول قاعدة منهجية لدراسة الحالة هو التشخيص الجيد للحالة بغرض تحديد نوع الحالة وتصنيفها ويتضمن الآتي:
1- الوضعية الإِشكالية للحالة: هي التي تصف الإشكال وتطرح تعقيداته وآثاره على عمليتي التعليم والتعلم. منطلقة من واقع الصف والممارسة ومتشابكة ومرتبطة بأطراف العملية التعليمية.
2- جمع البيانات والمعطيات حول الحالة: يتم جمع البيانات والمعلومات والمعطيات من مصادرها مثل:
- الأسرة إذا تعلق الأمر بحالة تخص طفلاً أو مراهقاً، فأولياء الأمور يشكون مصدراً هاماً للمعلومات.
- يمكن للمدرس استخدام بعض الاختبارات النفسية التي تساعد على التعرف على قدرات الطفل أو المراهق.
- الاحتكاك المباشر مع الحالة تمكن المعلم من تكوين انطباعات أو تسجيل ملاحظات.
- المدرسون الآخرون أو الفاعلون التربويون ممكن أن يكونوا مصدر معلومات حول الحالة محل الدراسة.
ثانياً: التحليل والمعالجة:
وذلك من خلال تحليل المعطيات ومعالجتها قصد وضع خطة للعلاج واقتراح الحلول المناسبة لتجاوز الإشكالات المطروحة. وعملية التحليل تقتضي من المعلم الباحث توظيف مجموعة من الوسائل المساعدة والخادمة لهذه العلمية، مثل (شبكات التفريغ، قياسات سيكو مترية إذا كانت الحالة نفسية، استثمار السجل المدرسي، توظيف المقابلات الشخصية، الزيارات العائلية).
ثالثاً: المتابعة والتقييم:
بعد عملية التحليل يقترح المعلم مشروعاً للحل وقابلاً للتنفيذ، عبر إجراء دراسة الحالة من خلال استحضار الآتي:
- سياق الحالة التربوية.
- الأطراف الفاعلة (الأسرة، المنهاج، المقررات، الجانب السيكولوجي، الإدارة التربوية، الأقران، جماعة القسم، المحيط الخارجي).
- برنامج العمل (الخطة): قابلة للتنفيذ علمية تغطي إشكالات الحالة وتتسم بالإبداع والتجديد، وتستجيب للحاجيات العقلية والسيكولوجية للمتعلم.
- الأحداث والوقائع.
- المتابعة الدقيقة.
رابعاً: إعداد تقرير دراسة الحالة النهائي:
بعد تنفيذ المشروع من قِبَل المعلم وتتبعه يقوم المعلم بإعداد تقرير نهائي عن الحالة التربوية محل الدراسة يذكر فيه أهم النتائج التي توصل إليها من خلال الخطوات السابقة، وأثر ذلك على عملية التحصيل الدراسي عند المتعلمين محل الدراسة.