إدارة الوقت

تعد إدارة الوقت من الموضوعات الهامة التي لاقت اهتمام الكثير من الباحثين والعديد من رواد الإدارات الحديثة، ويرجع ذلك إلى ارتباطها بمختلف العمليات الإدارية بوصفه بعدا من أبعادها الرئيسية الذي لا يمكن إغفاله بأي شكل من الأشكال، وبالأخص بأن نجاح أي شيء، سواء البحث العلمي أو الإدارات أو المؤسسات مرهون بمهارة إدارة الوقت.

لذلك حرص المقال الحالي على معرفة إدارة الوقت وأهميته، وذلك من خلال طرح بعض من العناصر الهامة وهي كالتالي:

1. ما هو الوقت؟.
2. أهم خصائص الوقت.
3. ما هي أنواع الوقت؟.
4. ما هي إدارة الوقت؟
5. ماهية إدارة الوقت في البحث العلمي؟
6. ما هي مراحل إدارة الوقت
7. ما هي مبادئ إدارة الوقت؟.
8. أهمية إدارة الوقت.

يعرف الوقت على أنه مورد في غاية الأهمية فهو أغلى ما يملك الإنسان، وذلك كونه وعاء لكل عمل وكل إنتاج، ورأس المال الحقيقي للإنسان فرداً أو مجتمعاً، ويرجع ذلك إلى أن أي نشاط إنساني أو إنتاجي يتم في إطار زمني محدد وفق برنامج معتمد من طرق الفرد ذاته أو إدارة المنظمة، ومنه فارتباطهما وثيق، ولا يمكن لأي عملية إدارية أو إنتاجية أن تتم بمعزل عن عامل الوقت، وعلى سبيل المثال الرسائل العلمية كالماجستير والدكتوراه لها أوقات محددة لبيتم إنجازها، مما يدفع الباحثين إلى التعرف إلى مهارة إدارة الوقت ليستطيعوا إنجاز أبحاثهم العلمية.

للوقت خصائص محدد من أهمها الآتي:

1. يعد الوقت شيئاً مجرداً لا تدركه الحواس ولكنه قابل للتنظيم.
2. ضرورة استغلاله فيما ينفعه، ذلك أن الفرد يُسأل عنه أمام الله يوم القيامة.
3. الالتزام بالوقت هو في الحقيقة التزام أخلاقي لدى الفرد تجاه الآخرين، والعامل تجاه المنظمة التي يعمل بها.
4. يعد الاستغلال الجيد للوقت من طرف المنظمة مؤشراً حضارياً لدى الأمم المتقدمة.
5. الإدارة الرشيدة للوقت سبب نجاح المنظمة في تحقيقها لعائد اقتصادي كبير.
6. الوقت قابل للهدر خصوصاً إذا لم يخطط لاستغلاله بالشكل الصحيح من طرق الفرد أو المنظمة.

للوقت أنواع متعددة نذكر من أهمها:

1. الوقت الإبداعي.
2. الوقت التحضيري.
3. الوقت الإنتاجي.
4. الوقت غير المباشر أو العام.

أولاً: الوقت الإبداعي:

هو ذلك الوقت المخصص للدراسة والبحث والاستقصاء والتخطيط من أجل فهم واستيعاب الأمور وإدارتها، والعمل على تحديد مضيعات الوقت. ومن ثم وضع الحلول لها وتحديد الأولويات التي يجب القيام بها لخلق الشعور بأهمية الإنجاز والمتابعة.

ثانياً: الوقت التحضيري :

يمثل الفترة الزمنية التي تسبق البدء في العمل، وقد يستغرق هذا الوقت في جمع المعلومات أو حقائق معينة، ويفترض أن يعطي الإداري هذا النوع من النشاط ما يطلبه من الوقت نظراً للخسارة الاقتصادية التي قد تنجم عن عدم توافر المدخلات الأساسية للعمل.

ثالثاً: الوقت الإنتاجي :

هذا النوع يمثل الفترة الزمنية التي تستغرق في تنفيذ وإنجاز العمل الذي تم التخطيط له في الوقت الإبداعي والتحضير له في الوقت التحضيري.

رابعاً: الوقت غير المباشر أو العام :

هو يمثل الوقت المخصص للقيام بنشاطات عامة والتي لها تأثيرها الواضح على مستقبل المنظمة، وعلى علاقتها بالغبر كمسؤولية المنظمة الاجتماعية وارتباط المسؤولين فيها بمؤسسات وجمعيات وهيئات في المجتمع.

تعرف إدارة الوقت على أنه فن وعلم الاستخدام الرشيد للوقت، وهي استثمار الزمن بشكل فعال، وهي عملية قائمة على التخطيط والتنظيم والتنسيق والتحفيز والتوجيه والمتابعة والاتصال،  وهي كمية ونوعية في نفس الوقت، فإذا لم تحسن إدارة الوقت لن تحسن إدارة أي شيء.

هذا وتعرف أيضاً على أنها عملية مستمرة من التخطيط والتوجيه والتقويم لمجالات العمل بهدف تحقيق فعالية مرتفعة لاستغلال الوقت في ضوء هذه الموارد المالية والبشرية الموضوعة تحت تصرف المدير.

إن إدارة الوقت تعد أحد استراتيجيات إدارة التوتر، وقد عرفها الباحثون على أنها أحد العمليات التي نستطيع من خلالها إنجاز المهام والأهداف، وذلك من خلال تخصيص عدد ساعات معين فالبعض يخصص قضاء ساعتين يومياً للعمل على بحثه العلمي، سواء كان رسالة ماجستير أو دكتوراه، والبعض الآخر يفضل كتابة صفحتين يومياً.

هكذا وعلى الرغم من أن لكل شخص ذروته المختلفة للكتابة، كما يقال أنه من الأفضل العمل عليها صباحاً كونه يساعد على تحديد أولوياتها ويتم التحكم في مختلف الأنشطة المنوطة بهم.

يقصد بإدارة الوقت لدى طلاب الدراسات العليا والباحثين هو القدرة على العمل بذكاء من خلال استثمار الوقت المتاح، كما أن أهم شيء بالنسبة لهم هو أن يعرفون مدى أهمية التخطيط، والالتزام به بشرط أن يخطط80% ويترك 20%  للمهام المستعجلة والطارئة.

توجد مراحل لإدارة الوقت والتي تتمثل في الآتي:

1. التخطيط.
2. التنظيم.
3. التوجيه.
4. اتخاذ القرارات.
5. الرقابة.

أولاً: مرحلة التخطيط :

تعتبر هذه المرحلة من أهم المراحل التي تقوم عليها مراحل إدارة الوقت وأكثرها تأثيراً على مسار المنظمة، وتحقيقها لأهدافها المستقبلية، خصوصاً إذا أدركنا أن التخطيط يربط بين أجزاء العلمية الإدارية، وكذلك بين العمليات المتسلسلة والمتعاقبة التي يشمل عليها النشاط الإداري.

ثانياً: مرحلة التنظيم :

ترتبط إدارة الوقت بالتنظيم الإداري في عدة أمور، كتحديد المهام والاختصاصات وتقسيم النشاطات بينهم بشكل موضوعي، وتحديث وتبسيط إجراءات العمل وأساليبه المتبعة، والاتجاه نحو تفويض السلطة الذي يرمي إلى تعميق مفهوم التخصص، وتقسيم العمل وتيسير قيام كل مستوى إداري بمهامه الموكلة إليه.

ثالثاً: مرحلة التوجيه :

تتمثل هذه المرحلة في مجموعة من الإرشادات الموجهة للموظفين حول الكيفية التي يؤدي بها العمل، وقد تكون هذه الإرشادات شفوية، أو كتابية، هذا ويشترط في القائم على التوجيه اختيار الوقت المناسب لذلك، وإدارة الحالة النفسية للعاملين وظروف المنظمة، وأن يكون على علم بالتخطيط الإداري، وذلك على أساس أن التوجيه ملازم لعملية التخطيط ولا يمكن تجاهله.

رابعاً: مرحلة اتخاذ القرارات :

تعتبر عملية اتخاذ القرارات من الأنشطة الإدارية المهمة على الإطلاق، ولا سيما وأن الإدارة الحديثة قد ركزت على الأسلوب العلمي في عملية اتخاذ القرارات فيما يتعلق بتشخيص المشكلة واقتراح الحلول المناسبة لها، هذا وتحتاج هذه العلمية لإنجازها فترة زمنية معينة، وذلك نظراً لطبيعة المشكلات التي يواجها الدير والظروف المحيطة به.

خامساً: مرحلة الرقابة :

تتضح هذه العملية من خلال متابعة مسار العملية الإدارية للوقت وكل ما من شأنه أن يؤثر عليها والكشف عن الأخطاء أو منع وقوعها في الوقت المناسب ويطول زمن الرقابة إذا كانت إجراءاتها شديدة وصارمة، وتم تنفيذها من خلال التهديد والوعيد، ويقصر زمنها إذا كانت تابعة من الذات ومعتمدة على الثقة والمحبة والحرص على تحقيق الأهداف.

توجد مجموعة من المبادئ لإدارة الوقت تتمثل فيما يلي:

1. إدراك أهمية الوقت.
2. تحليل الوقت.
3. تخطيط وتحديد الأهداف.
4. ترتيب الأولويات.
5. مبدأ المرونة.
6. مبدأ باريتو/ التركيز.
7. مبدأ التفويض.

أولاً: إدراك أهمية الوقت :

يحتاج الفرد إلى إدراك أهمية الوقت وإلى تقدير مهارات إدارة الوقت لديه، فهذه عملية مهمة جداً، ومن الممارسات التي تقود إلى النجاح، حيث يصبح لدى الفرد القدرة على تفحص العمليات التي من خلالها يمكن تحسين العادات التي تهدر وقته.

ثانياً: تحليل الوقت :

يساعد على استخدام الفرد لعنصر الوقت بطريقة مثمرة وفعالة، وتجنب قضاء وقت طويل في أمور غير هامة، كما يساعد على التعرف على أهداف الفرد، وتحويلها إلى أنشطة تنفيذية ذات مراحل متعاقبة محددة، بحيث يمكن ترتيب هذه المراحل وتحديد الزمن أو الوقت المناسب لكل مرحلة وتحديد الوقت الإجمالي للأهداف.

ثالثاً: تخطيط وتحديد الأهداف :

تتضمن هذه الخطوة تحديد الكيفية التي ينبغي أن ينفق فيها الوقت بما يحقق الاستغلال الفعال للوقت وما قد يتطلب لك من إعادة ترتيب الأنشطة التي تمارس حالياً أو تخفيض وقت بعضها أو التخلص منها كلية، أو إضافة أنشطة جديدة وهذا لا يتم بدون تحديد أهداف وترتيبها.

رابعاً: ترتيب الأولويات :

إن النتائج الأكثر فعالية يتم تحقيقها بشكل عام من خلال السعي الدؤوب وراء الأهداف المخطط لها وليس من قبيل الصدفة، وينبغي تخصيص الوقت المتاح للأولويات مرتبة تنازلياً، لذا يجب على الفرد أن يقوم بترتيب أولوياته ويلتزم بها.

خامساً: مبدأ المرونة :

إن الاتصاف بالمرونة في جدولة الوقت الشخصي قد يكون أمراً ضرورياً لاستيعاب الأحداث الخارجة عن سيطرة المرء،، وينبغي عدم الإفراط أو التفريط في جدولة الوقت.

سادساً: مبدأ باريتو/ التركيز :

في القرن التاسع عشر اكتشف باريتو أحد الاقتصاديين الإيطاليين أن الأشياء المهمة من مجموعة معينة من الأشياء تؤلف عادةً نسبة ضئيلة منها بمعنى آخر يؤدي تركيز الجهد الأكبر على العشرين بالمائة  المهمة من النشاطات إلى تحقيق 80% من النتائج.

سابعاً: مبدأ التفويض :

إن قدرة المدير أو متخذ القرار على تحقيق النتائج ترتبط ارتباطاً وثيقاً بإدارة موظفيه، أي أن جهود المدير الفردية ليست هي الفيصل بل الجهود الجماعية لمرؤوسيه، وكلما كان المدير يميل إلى العمل بنفسه فلن يستطيع أن يستخدم وقته الاستخدام السليم، وسيقضي وقتاً طويلاً جداً في أشياء ليست مهمة، ويقضي وقتاً غير كاف في الأشياء الهامة التي تحتاج إلى عناية أكثر.

ترجع أهمية حسن إدارة الوقت إلى الآتي:

1. تمنع الكثير من الإجهاد الذي يصيب الأفراد في حياتهم.
2. تُمكن الفرد من تحقيق أهدافه في مختلف نواحي الحياة.
3. تزيد الإنتاجية والكفاءة مما يعود بالنفع على الفرد والمجتمع.
4. تحقيق التوازن بين حاجات الفرد المختلفة والمتنوعة.
5. تظهر أهميتها في المواقف والأوقات الحرجة.
6. إن الإدارة الناجحة للوقت تشعر بالتوازن في الحياة، التعرف على مواطن القصور والضعف.
7. أن جوهر إدارة الوقت تتضمن زيادة الكفاءة والفعالية في فترة زمنية محددة، والتي تعني إيجاد أفضل طريقة للقيام بمهمة معينة مهما كانت هذه المهمة.

بنهاية هذا المقال تكون فد تعرفت على إدارة الوقت بدايةً من التعرف على مفهوم الوقت وأهم خصائصه، وماهي أهم أنواع الوقت، مروراً بالتعرف على إدارة الوقت وماهية إدارة الوقت في البحث العلمي والتعرف على أهم مراحل إدارة الوقت، ومبادئ إدارة الوقت، وصولاً إلى التعرف على أهمية إدارة الوقت، مع تحيات شركة دراسة للاستشارات الأكاديمية وخدمات البحث العلمي والترجمة.

كنتوش، منال وكورتل، فريد. (2020). إدارة الوقت لدى طلبة الدكتوراه، مجلة دراسات وأبحاث، 12 (1)، 1089- 1104.

عبد الباقي، عجيلات. (2017). إدارة الوقت- المعوقات والحلول. مجلة وحدة البحث في تنمية وإدارة الموارد البشرية، 8(2)، 62- 78.

ربابعة، إبراهيم علي. (د.ت). مهارة إدارة الوقت. الألوكة للنشر.

مهداوي، سامية. (2005). إدارة الوقت: بين المفهوم والأهمية، مجلة جيل العلوم الإنسانية والاجتماعية، (8)، 59- 74.