تكنيكات إدارة الوقت وزيادة التركيز

يعاني العديد من الطلاب والطلاب والباحثين من تضييع الوقت وقلة الإنجاز والتشتت ونقص التركيز. في هذا المقال نتناول أهم تكنيكات إدارة الوقت وزيادة التركيز، مثل مبدأ باريتو  80/20، وتقنية التعامل الذكي مع التسويف، وتقنية المهمة الواحدة أو المونوتاسكينج. ونرجو أن تساهم هذه التقنيات في زيادة الإنتاجية وتنظيم الوقت وتحسين التركيز.

مبدأ باريتو The Pareto principle 80/20 هو مفهوم في إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية وتحسين أداء المهام وتحقيق نتائج أفضل بمجهود أقل. حيث يشير مبدأ باريتو أو قاعدة 80/20 إلى أن 20% من الجهود يمكن أن تؤدي إلى 80% من النتائج، في حين أن 80% من الجهود قد تؤدي إلى 20% من النتائج. وعادة ما يكون ذلك من خلال التركيز على الأولويات وتحديد الأنشطة التي ستؤدي إلى نتائج أكبر في الوقت الحالي. فمثلاً إذا كانت لديك قائمة مهام طويلة، فإن التركيز على أهم 20% من المهام يمكن أن يؤدي إلى 80% من الإنجاز. وبدلاً من إنفاق الوقت والجهد على المهام الثانوية التي تأخذ الوقت والتي قد لا تؤدي إلى نتائج كبيرة، يجب تحديد الأولويات والعمل عليها أولاً. ويمكن تطبيق مبدأ باريتو 20 80 على مختلف جوانب الحياة، مثل العمل، والدراسة، والأسرة. فعندما تقوم بتحليل وقتك وتحديد الأنشطة الرئيسية التي تحتاج إلى التركيز عليها، فإنك ستتمكن من إدارة وقتك بشكل أفضل وزيادة إنتاجيتك في العمل والحياة بشكل عام.

يعتبر التسويف أو تأجيل الأعمال من أخطر الآفات التي تتسبب في ضياع الأوقات وتقليل الإنتاجية. يقول الإمام أبو حامد الغزالي: "وما مثال المسوِّف إلا مثاله من احتاج إلى قلع شجرة فرآها قوية لا تنقلع إلا بمشقة شديدة؛ فقال أؤخرها سنة ثم أعود إليها، وهو يعلم أن الشجرة كلما بقيت ازداد رسوخها، وهو كلما طال عمره ازداد ضعفه فلا حماقة في الدنيا أعظم من حماقته؛ إذ عجز مع قوته عن مقاومة ضعيف؛ فأخذ ينتظر الغلبة عليه إذا ضعف هو في نفسه وقوي الضعيف." لذلك ظهرت العديد من التقنيات التي تساعد في تحسين الإنتاجية والمساعدة في الإنجاز وإدارة الوقت. ومن أهم هذه الأدوات: تقنية التعامل مع التسويف أو ما يُعرف بـ "تقنية التأجيل الذكي" هي تقنية تساعد على إدارة الوقت والتحكم في العوامل التي تؤدي إلى التأجيل، وذلك عبر تطبيق الخطوات الآتية:

1. تحديد الأولويات قبل البدء في العمل على المهام، وتحديد المهام الأكثر أهمية والتي يجب العمل عليها أولاً.
2. تفكيك المهام الكبيرة والصعبة إلى مجموعة من المهام الصغيرة والتي يمكن إنجازها بشكل منفصل ومتابعة التقدم فيها.
3. وضع جدول زمني وتحديد الوقت المخصص لإنجاز كل مهمة، والتأكد من عدم تحريك العمل لاحقًا.
4. استخدام تقنيات الإنجاز السريع لإنجاز المهام، مثل تطبيق تقنية البومدورو Pomodoro والتي تعتمد على تقسيم الوقت إلى فترات محددة للعمل والراحة.

• Richard Koch, The 80/20 principle: the secret to achieve more with less.
• Gary Keller, THE ONE THING: The surprisingly single truth behind extraordinary result.
• Piers Steel, THE PROCRASTINATION EQUATION: How to stop putting things off and start getting stuff done?
• Brian Tracy, EAT THAT FROG: 21 great ways to stop procrastinating and get more done in less time.