إعداد وكتابة التقارير وعرضها

تركز الجامعات اليوم على المعلومات ومصادرها ومشاركة التعليمات، وتسعى لنشرها بين المستفيدين والطلبة؛ بغية إشراك الطلبة في بناء خبراتهم الشخصية، وتوفير الكثير من أوقاتهم وتقليل العبء الدراسي عليهم. دليل الباحثين في كتابة التقارير ورسائل الماجستير والدكتوراه

 حفاظاً على هذه المسيرة وهذا النهج لم تدخر الجامعات جهداً في هذا المجال لتسهل سبل التحصيل العلمي لأبنائها الطلبة، ولعرض التقارير بفاعلية لا بدَّ أن يتمتع أعضاء هيئة التدريس والطالب بعدة مهارات، وتأتي الحاجة لإعداد التقارير وعرضها بفاعلية بسبب الاستخدام المتكرر لها:

1. الطلاب الذين يحتاجون تقديم تقارير عن مشاريعهم البحثية التي قاموا بها في بعض المتطلبات الدراسية.
2. الباحثون الذين يحتاجون إلى عرض بحث أو ورقة علمية في مؤتمر ما.
3. أعضاء الهيئات المختلفة في الجامعة الذين يحتاجون إلى تقديم العروض في الاجتماعات الإدارية.

يجمع كل التقارير هدف مشترك في إيصال النتائج بطريقة منطقية حتى يتمكن المستمعون من فهم منهجية العمل الذي تمَّ إجراؤه، ونتائجه ومعنى هذه النتائج.  ويمكن أن تكون كتابة التقرير وعرضه عملية إبداعية جداً وكل شخص يستطيع أدائها على النحو الذي يريد.

 ومع ذلك، هناك بعض المبادئ الأساسية والاعتبارات الهامة لكافة أنواع التقارير، حيث يؤسس هذا المقال لخوارزمية إعداد التقرير وعرضه، وهي:

•   كتابة التقرير.
•   إعداد شرائح العرض.
•  استخدام برنامج العرض مايكروسوفت باور بوينت.
• نصائح بشأن تصميم الشرائح.
•  تقديم العرض.

 يتسم التقرير الجيد بالتنظيم الجيد بحيث يمكن للقارئ أن يفهم الأمور التالية:

1. الغرض أو المشكلة وأهميتها.
2. الأهداف المحددة للمشروع أو العمل الذي  تمَّ تنفيذه.
3. المنهجية المستخدمة في جمع المعلومات وتحليلها وتقييمها.
4.  النتائج أو المخرجات وتطبيقاتها.

عادة ما يطلب من الطالب إعداد تقارير في العديد من مجالات التخصص المختلفة، ففي علم النفس قد يطلب من الطالب القيام بمشروع على حالة من الحالات كالاكتئاب أو القلق، وقد يتضمن ذلك جمع بيانات ومعلومات من مصادر مختلفة لإظهار نسبة الأشخاص الذين يعانون من هذه الحالة وتوزيعهم حسب الفئات العمرية، ومن شأن هذا التقرير أن يحوي على الأرجح بيانات عددية تعرض في رسوم بيانية وجداول وأشكال.

يمكن أن يكون هيكل التقرير متشابهاً في المنهجيات الكمية والنوعية، أو التي يمكن أن يكون هيكل التقرير  ممتزجاً بينهما، فسواءً كان التقرير لأغراض فنية إدارية أو أكاديمية ينبغي أن يحتوي على النقاط الآتية:

من الأفضل تصميم العرض التقديمي بحيث يكون له تسلسل منطقي، وهذا ينطبق على أي مقرر دراسي، أو دراسة بحثية، أو مراجعة لدراسات السابقة. بحيث يكون المشروع منظم ويساعد على التركيز، وإليك عينة من شرائح العرض التي يمكن استخدامها في تقريرك:

1. عنوان الصفحة: اعرض عنوان التقرير، اسمك، القسم، والتاريخ. وقد تحتاج أيضاً لبيان المستهدفين من العرض التقديمي (عرض لقاعة مثلاً ) .
2. الأهداف: عرَّف المستمعين بأهداف العرض عن طريق عرض شريحة تحتوي على قائمة الأهداف والغايات من عرضك التقديمي.
3. عناصر العرض: اعرض شريحة تحتوي على عناصر العرض التقدمي، على سبيل المثال

• مقدمة: تصف فيها خلفية الدراسة أو هدف المشروع عبر عرض شريحة تقدم بضع نقاط موجزة عن خلفية الموضوع وأهميته.
• شرح المنهجية: اعرض شريحة تشرح كيفية جمع البيانات والمعلومات.
• قدم النتائج المهمة: اعرض شريحة تبني أهم النتائج.
• الخاتمة والتوصيات: ينبغي أن تخصص الشريحة أو الشرائح الأخيرة لتلخيص النقاط الرئيسة.

4. استخدام برنامج العرض مايكروسوفــت باور بويـنت:
   يعد برنامج باور بوينت من أكثر برامج العرض استخداماً في العروض التقديمية للتقارير، فسواءً كنت تقوم بإعداد عرض تقديميي لمحاضرتك أو ورقة علمية في مؤتمر ما، فإن برنامج باور بوينت هو من أفضل أدوات العرض المتاحة.

يتيح لك برنامج باور بوينت تصميم مجموعة من الشرائح لاستخدامها كعرض تقديمي، ويمكن أن يظهر العرض على شاشة الحاسب الآلي، أو باستخدام جهاز العرض أو كنسخة مطبوعة. ويمكنك القيام بالآتي:

1.   تصميم مجموعة من الشرائح توضح النقاط الرئيسة في التقرير.
2.   تنظيم أفكارك بحيث تكون معروضة بوضوح للجمهور.
3.   توضيح العرض التقديمي لإضفاء صبغة احترافية عالية.
4.   إضافة الرسوم البيانية والصور والفيديو وقصاصات فنية لتحسني عرض الأفكار والمعلومات.

هناك الكثير من النصائح، والإرشادات، والأدلة، وأشرطة الفيديو حول كيفية استخدام باور بوينت، حيث يمكنك استخدام محرك البحث Google أو أي محرك بحث آخر للبحث عن المصادر التي يمكن أن تساعدك في تعلم كيفية استخدام كافة ميزات البرنامج.

من الأفضل استكمال التقرير الخاص بك قبل تصميم شرائح العرض التقديمي. فإعداد التقرير أولاً يجعل من السهل عليك معرفة ما تحتاجه من مواد لوضعها في العرض التقدمي، وسيتبين لك أيضاً أي ترتيب وتنسيق عليك اتباعه. وينبغي تصميم الشرائح لتعزيز المعلومات التي تقدمها، فهي توجز النقاط التي تقولها، ثم يمكنك تطوير هذه النقاط بصورة كاملة من خلال شرحك لها، ومن الأفضل إظهار النقاط واحدة تلو الأخرى، بمعنى أن تظهرها عندما تبدأ الحديث عنها، حتى لا تشتت اهتمام الحاضرين وتركيزهم.

البساطة:

• اجعل الشرائح بسيطة ذات فكرة رئيسة واحدة أو مفهوم واحد في كل صفحة.و تجنب وضع الكثير من النصوص على شريحة واحدة، فمن الأفضل شرح ما في الشريحة أو تقديم معلومات أكثر تفصيلاً في ورقة مطبوعة.

الابتعاد عن هوامش الشريحة

• ضع النص والصور داخل الشريحة ضمن مسافات معقولة بعيداً عن حوافها، هذا يساعد على تجنب تكدس الشريحة ويجعل قراءتها أسهل
• من الصعب قراءة المعلومات المكدسة ، بل ربما  تفقد بعض النص بإضافة شريحة أخرى إذا لم تجد مساحة كافية.

اجعل الشرائح سهلة القراءة: لا تستخدم الألوان أو الخطوط أو الرسوم المتحركة الوامضة، فالأهم تقديم المعلومات بشكل واضح بحيث تكون سهلة القراءة.

التركيز على المهم: إن الغرض من العرض التقديمي هو إعطاء معلومات عن المشروع أو التقرير الخاص بك، فحافظ على وضوح رسالتك وإظهار ما تعتقد أنها معلومات مهمة.

العناصر البصرية: صمم شرائح بسيطة وفعالة يسهل على الحاضرين قراءتها.

المؤثرات الخاصة: ينبغي أن تضيف الرسوم المتحركة ومقاطع الفيديو وما إلى ذلك إلى العرض التقديمي ، فتأكد من أن المؤثرات الخاصة لا تشتت الانتباه، استخدمها بحرص ولهدف محدد لتوضيح أفكار مهمة.

لو اتبعت هذه النصائح سيكون عرضك الأول أفضل من عروض باقي أصدقائك دون شك، ربما لن يكون احترافياً وذا جودة عالية لأن الخبرة والممارسة هما ما تصنعان الفارق، لذا عليك بالمحاولة والتعلّم المستمر لو أردت الوصول إلى مستوى جيد من هذه المهارة.