التقارير والملخصات التنفيذية

غالبًا ما يضطر طلاب إدارة الأعمال والاقتصاد إلى كتابة التقارير بالإضافة إلى المقالات، وتتشابه التقارير والمقالات من نواحٍ عديدة، وتُستخدم الملخصات التنفيذية بشكل شائع في مجال الأعمال لتزويد كبار المديرين بموجز قصير التقارير المطولة.

ومن خلال هذا المقال سوف نقوم بتوضيح أهم الاختلافات وتفسيرها وذلك من خلال بعض النقاط الهامة وهي كالآتي:

1. ما هو التقرير؟.
2. ما أهم أنواع التقارير؟.
3. ما الذي يمكن أن تحتويه التقارير؟
4. ما هي العناصر التي يتكون منها التقرير؟
5. ما هي خصائص التقرير الجيد؟.
6. ما هو الفرق بين التقرير والمقالة؟
7. ما هي الملخصات التنفيذية ؟

1. التقرير هو تصور لموقف اجتماعي أو اقتصادي أو ثقافي، وعادة ما يهتم بتوضيح الإيجابيات والسلبيات المتعلقة بالموقف.
2. القرير ه ونشاط تستطيع أن تمارسه وهو مجال من مجالات التفكير من أجل عرض وجهة نظرك وأفكارك للآخرين.
3. التقرير هو وسيلة من وسائل الاتصال الفعال في منشآت الأعمال بين المستويات الإدارية، المختلفة، وبين وحدات النشاط كل في مجال تخصصه.
4. التقرير هو عرض مكتوب لمجموعة من الحقائق الخاصة بموضوع محدد أو مشكلة محددة ويتضمن تحليل واقتراحات وتوصيات تتماشى مع نتائج التحليل.
5. التقرير هو وثيقة تتضمن دراسة لمشكلة ما بهدف نقل وإعطاء المعلومات والنتائج التي تسفر عنها الدارسة من أجل تقديم الأفكار والتوصيات.

تنقسم التقارير بوجهٍ عام إلى أنواع عديدة وهي:

1. تقارير حسب الصورة التي تخرج عليها.
2. تقارير من الناحية الزمنية.
3. تقارير من ناحية الهدف.
4. تقارير من ناحية المحتوى.
5. تقارير من ناحية الشكل.

أولاً: تقارير حسب الصورة التي تخرج عليها:

ينقسم هذا النوع من التقارير إلى الأنواع التالية:

1. تقارير شفهية.
2. تقارير مكتوبة.
3. تقارير داخلية.
4. تقارير خارجية.

ثانياً: تقارير من الناحية الزمنية:

ينقسم هذا النوع من التقارير إلى الأنواع التالية:

1. تقارير دورية: وهي التي تغطي فترة زمنية محددة، يتم تحديدها من جانب نظم العلم بالمنشأة أو فد يحددها القانون سواء كان (يومية، أسبوعية، شهرية، ربع سنوية، نصف سنوية، سنوية).
2. تقارير غير دورية: هي التي تغطي فترات زمنية غير محددة أو ثابتة، وتختلف من تقرير لآخر وعادة ما يرتبط إصدار مثل هذه التقرير بوقوع أحداث معينة.

ثالثاً: تقارير من ناحية الهدف:

ينقسم هذا النوع من التقارير إلى الآتي:

1. تقارير متابعة: هي التقارير التي تكون مرتبطة بخطة موضوعة أو برنامج أو مشروع جاري تنفيذه.
2. تقارير معلومات: هي تقارير التي تنقل معلومات عن أحداث أو مواقف معينة، وتسمى في بعض الأحيان بتقارير إخبارية.
3. تقارير الدراسات وهي التقارير التي تعرض نتائج الدراسات التي تجرى داخل المنشأة أو في البيئة الخارجية.
4. تقارير تقييم الأداء هي التقارير التي تقيم مستوى الأداء قياساً بمعايير موضوعية مسبقاً، وتهدف للحكم على الكفاءة.

رابعاً: تقارير من ناحية المحتوى:

ينقسم هذا النوع من التقارير إلى الآتي:

1. تقارير مالية ومحاسبة.
2. تقارير الأنشطة.
3. تقارير الأفراد (الجانب الشخصي، الوظيفي، السلوكي، التقييمي).

خامساً: تقارير من ناحية الشكل:

ينقسم هذا النوع من التقارير إلى الآتي:

1. تقارير وصفية وتشمل تقارير دراسات الجدوى وتقارير دراسة السوق واتجاهات المستهلكين.
2. تقارير سابقة التصميم مطبوعة وعلى كاتب التقرير أن يملاً بياناتها مثل تقارير الرحلات الجوية، الصيانة، تقييم الأداء.

بينما غالبًا ما تهتم المقالات بالموضوعات المجردة أو النظرية، فإن التقرير هو وصف لموقف أو شيء حدث، ومن الناحية الأكاديمية يمكن أن يصف المقال:

1. مشكلة قام الباحث بدراستها واستنتج عدة حلول لها.
2. مسح قام به.
3. اقتراح لمنتج أو خدمة جديدة.

يتكون التقرير من مجموعة من العناصر الهامة وهي كالآتي:

أولاً: مقدمة: حيث تحتوي المقدمة على خلفية الموضوع وأهم الأسباب التي دفعته للقيام بالعمل ومراجعة لجميع البحوث الأخرى والسابقة التي ترتبط بالموضوع.

1. ثانياً: المنهج: ويقصد به المنهج المتبع في القيام بالبحث كيف قام الباحث به وأهم الأدوات والمواد والمعدات التي استعان بها الباحث للقيام بالبحث
2. ثالثاً: النتائج: وهي عرض لأهم النتائج التي توصل إليها الباحث وما قام باكتشافه، وعرض لأهم التعليقات على الدقة المحتملة للنتائج التي عرضها.
3. رابعاً: المناقشة: تتضمن المناقشة مناقشة النتائج الرئيسية واهم التعليقات على فعالية البحث.
4. خامساً: الخاتمة: تتضمن الخاتمة ملخص البحث وأهم الآثار العملية للبحث وعرض لأهم الاقتراحات والتوصيات المستقبلية للقيان بمزيد من البحث.

يوجد مجموعة من الخصائص التي يتميز بها التقرير الجيد وهي:

1. الإيجاز فكلما كان التقرير موجزاً كلما كان أفضل، إذ يجب أن يكون مختصراً، ومباشراً.
2. الوضوح إذ يجب أن يكون التقرير واضحاً ومفهوماً بعيداً عن أي تشتيت أو غموض.
3. التوثيق الجيد للتقرير إذ يجب أن يكون التقرير موثقاً قدر الإمكان ومدعماً بمعطيات موضوعية، حتى يتمكن القارئ من اتخاذ القرار دون تحيز.
4. يجب أن يكون التقرير مؤرخ وأن تحدد الفترة الزمنية التي يغطيها التقرير.
5. يجب أن تتضمن التقارير توصية بما يجب عمله كنتيجة معطيات الوارد ذكرها في التقرير.
6. إدراج التوضيحات اللازمة فالتقرير الذي يتضمن خرائط ورسومات بيانية توضيحية أفضل من التقرير الذي يتضمن مجرد كلمات.

بالمقارنة بين المقالات والتقارير يمكن للجدول التالي توضيح أوجه التشابه والاختلاف بينهما:

1. الملخصات التنفيذية هي التي تضم التقارير والمقترحات الخاصة بالأعمال، والتي من المتعارف عليها في تقديم النصوص في صورة ملخص قصير يضم النقاط والاستنتاجات الرئيسية.
2.  الملخصات التنفيذية تسمح لكبار المديرين بمواكبة الموقف دون الحاجة إلى دراسة التفاصيل غير الضرورية.

كما يجب كتابة الملخص بعد الانتهاء من التقرير، وبشكل عام لن يزيد عن 10٪ من الطول الأصلي للورقة، كما يحتوي الملخص الفعال على الآتي:

1. شرح القضية قيد المناقشة.
2. وصف الخيارات المختلفة.
3. تحديد أفضل مسار للعمل.
4. إعطاء أسباب لدعم البحث أو المنتج.
5. يفضل عدم تضمين البيانات الإحصائية والتفاصيل الأخرى لأن القارئ لديه دائمًا خيار دراسة التقرير الكامل.

في نهاية هذا المقال نكون قد تطرقنا إلى تعريف كلاً من التقارير والمقالات والملخصات التنفيذية وتوضيح لأوجه التشابه والاختلاف بين التقارير والمقالات، مع تحيات شركة دراسة للبحث العلمي والترجمة.

خلف، محمد محمود. (2013). كتابة التقارير الفنية. مسترجع من

http://statanalysis.weebly.com/