توجد مجموعة من المراحل والخطوات الهامة التي تساعد في إنجاز وتنظيم العمل الجماعي وتتمثل في الآتي:
- البداية.
- مناقشة الأهداف والمهام.
- التخطيط والتحضير.
- التطبيق وتعزيز الوصول.
- الانتهاء.
- كتابة المشروع أو التقرير.
أولاً: البداية:
لضمان بداية جيدة لأفراد العمل الجماعي وفريق العمل ، يجب اتباع الآتي:
- إعطاء وقتٍ لجميع الأعضاء لتقديم أنفسهم، بما في ذلك الاسم والخلفية ونقاط القوة المحددة.
- القيام بالترشيح أو التصويت ليكون هناك شخص ما يعمل كقائد للمجموعة، إما للاجتماعات أو للمشروع ككل.
- تبادل الأسماء وتفاصيل الاتصال، بما في ذلك عناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف المحمولة.
ثانياً: مناقشة الأهداف والمهام:
بعد أن يتم استيعاب وفهم فريق العمل الجماعي والأعضاء المهمة التي يتعين عليهم القيام بها، يجب التأكد من أن الجميع يفهم ما هو مطلوب منهم، ولكي يتم حدوث ذلك يجب اتباع الخطوات التالية:
- التأكد من أن كل شخص لديه نفس الفهم؛ تطوير فهم مشترك للمهمة الشاملة عن طريق العصف الذهني.
- ملاحظة موعد استحقاق المهمة (أو موعد استحقاق كل جزء) للتأكد من أن الجميع على نفس الجدول.
- ضرورة مناقشة كيفية أن تكون جميع متطلبات المهمة مستوفاه، على سبيل المثال (إذا كانت المهمة هي كتابة مقترح منحة بحثية ، فما الذي ستبحث عنه، وما هي المنظمات التي ستطلبها؟)
- وإذا كان هناك قدر كبير من المرونة، فغالبًا ما يساعد ذلك على طرح العديد من الأفكار، ثم تقييم مزايا كل واحدة على حدة.
- ما مدى المعرفة بهذا الموضوع بالفعل؟
- ما مدى سهولة أو صعوبة الحصول على معلومات جيدة؟ (يجب أن يكون هناك تواصل مع أمين المكتبة قبل افتراض أن العثور على المعلومات صعب للغاية).
- هل الموضوع ممتع للجميع؟ (إذا لم يكن الأمر مثيراً للاهتمام بالنسبة للبعض، فقد لا يكون لديهم الدافع للعمل بجد، كما قد يكون في موضوع وجدوه ممتعًا)
- هل يمكن القيام بعمل جيد حول هذا الموضوع في الوقت المتاح؟ مع الناس المتاحين؟ مع الموارد المتاحة؟
ثالثاً: التخطيط والتحضير:
تعد هذه المرحلة هامة جداً، إذ يجب أن تقوم المجموعة أو فريق العمل الجماعي بالتخطيط فيها لما يجب القيام به ، وكيف يجب القيام به ، وتوزيع المهام على جميع أفراد العمل الجماعي وفقاً لما يتناسب مع كل فرد وإمكانياته، ولضمان تحقيق ذلك يجب مراعاة الآتي:
- الحرص على العمل معاً على تقسيم المشروع إلى مهام منفصلة وتحديد المهام الفرعية التي يتحمل كل عضو مسؤوليتها، بالإضافة إلى التأكد من أن العمل يتم توزيعه بالتساوي بين المجموعة.
- ضرورة وضع وتعيين تواريخ الاستحقاق لكل مهمة، بدايتها والوقت اللازم للانتهاء منها لضرورة التزام جميع أفراد العمل الجماعي بالوقت المحدد لكل مهمة من المهام المحددة.
- تطوير آليات مختلفة ومتعددة لضمان إمكانية بقاء جميع أفراد العمل الجماعي في اتصال دائم، والاجتماع بشكل دوري، ومشاركة كل من التقدم في المهام والعوائق التي يمكن أن تحول دون تحقيق المهمة.
رابعاً: التطبيق وتعزيز التواصل:
في أثناء قيام مجموعة العمل بالمهام المحددة لهم، سيتم اللجوء إلى الحفاظ على إحساس المجموعة بالهدف وإبقائهم متحفزين، وذلك من خلال الاتصال الفعال، حيث يُعَد هذا الاتصال أمرًا حيويًا، خاصةً عندما يمتد نشاط أفراد العمل الجماعي بمرور الوقت، فيما يلي بعض النصائح لتعزيز التواصل الجيد:
- البقاء على اتصال مع بعضكما البعض بشكل متكرر ، والإبلاغ عن التقدم الذي تم إحرازه بانتظام.
- إذا كان شخص ما يواجه مشكلة في إكمال مهمته، فيجب العمل معه أو معها لمحاولة اكتشاف كيفية حل المشكلة، ويجب أن يكون جميع أفراد العمل الجماعي داعمين ومفيدين لبعضهم البعض، ولكن مع الحفاظ على مهام كل فرد.
- في الوقت نفسه، يجب توضيح أن المجموعة تعتمد على قيام كل فرد بدوره فليس من المقبول أن يظهر شخص واحد في اللحظة الأخيرة دون أن يقوم بدوره.
خامساً: الانتهاء:
- يجب التأكد من ترك وقت كافٍ في النهاية لتجميع كل المهام معًا والتأكد من اكتمال كل شيء.
- إذا كان هناك عرض تقديمي في النهاية ، فيجب الانتقال إلى نفس العملية وتحديد من سيفعل ماذا، ومنح الجميع وقتًا كافيًا للتحضير والممارسة مسبقًا [ويفضل أن يكون ذلك معًا وفي حضور جميع أعضاء فريق العمل الجماعي].
- في هذه المرحلة من الضروري التأكد من الاهتمام بالتفاصيل، وربط أي نهايات، ومراجعة المشروع بأكمله.
سادساً: كتابة المشروع أو التقرير
قد تكون كتابة تقرير المجموعة أمرًا صعبًا؛ من الأهمية أن يكون هناك وقتًا كافيًا لهذه المرحلة النهائية، إذا قررت المجموعة تقسيم المسؤولية إلى أقسام، فسيحتاج العمل الجماعي إلى ترشيح عضوًا لتجميع الجزء الأخير معًا، ومن الأفضل أن يقع الاختيار على أفضل كاتب في مجموعتك؛ لأن المراجعة الدقيقة في هذه المرحلة ضرورية لضمان أن المستند النهائي منظم جيدًا ومنطقيًا وخالياً من الأخطاء اللغوية والكتابية. لذلك يجب التركيز على بعض النقاط الرئيسية، وهي كالآتي:
- هل استخدم جميع الكتّاب في المجموعة نفس أسلوب الكتابة؟
- هل هناك انتقالات سلسة بين الأقسام الفردية؟
- هل الاقتباسات من المصادر والاختصارات والعناصر غير النصية [المخططات والرسوم البيانية والجداول وما إلى ذلك] متسقة؟.