كيفية إعداد ورشة العمل

توجد العديد من استخدامات ورشة العمل في بيئات مختلفة مثل (التعليمية، والتربوية ، والإدارية، وغيرها)، وتتنوع أغراض ورشة العمل ما بين التدريب وتبادل الخبرات وحل المشاكل،  ولكن كيفية إعداد ورشة العمل بطريقة ناجحة لكي يتحقق منها أهدافها، هذا ما سوف نجيب عنه من خلال المقال الحالي، إذ تتضمن إعداد ورشة العمل بطريقة احترافية الالتزام بمجموعة من القواعد والمعايير الهامة التي لابد من تطبيقها من أجل تحقيق أهداف ورشة العمل وإنجاح مهمتها.

ونظراً لأهمية إعداد ورشة العمل حرص المقال الحالي على توضيح كيفية إعداد ورشة العمل وذلك من خلال طرح بعض من النقاط الهامة وهي كالتالي:

1. ما ورشة العمل؟.
2. هل هناك أنواع لورش العمل؟.
3. ما سمات وخصائص ورشة العمل؟.
4. أهمية ورشة العمل؟.
5. كيفية إعداد ورشة العمل؟
6. ما الأغراض التي يمكن تحقيقها من إعداد ورشة العمل؟.

تعد ورشة العمل فعالية أو أسلوباً من أساليب مشاركة أكبر عدد ممكن من المهتمين بموضوع محدد، أو المفكرين أو الخبراء، وذلك من أجل مناقشة وتطوير الموضوع محل المناقشة بصورة علمية ورسمية، ويكون محضراً له مسبقاً.

هذا وعادةً ما تكون ورشة العمل تتبنى موضوعاً معيناً، يتفرع منه موضوعات تخدم الموضوع الرئيسي، وقد عرفها البعض على أنها اجتماع حيث يتكلم الأفراد ويتعلمون حول موضوع من خلال طرح المناقشات والأنشطة.

توجد ثلاثة تصنيفات لأنواع ورش  العمل والتي تتمثل في الآتي:

التصنيف الأول حسب الهدف من إعداد ورشة العمل وتنقسم إلى:

1. ورش عمل تدريبية تهدف إلى تدريب وصقل مهارة معينة.
2. ورش عمل تهدف إلى تبادل الخبرات بين أفراد من نفس التخصص أو من تخصصات متكاملة.
3. ورشة عمل تهدف إلى حل المشكلات وإنتاج الأفكار والحلول.

التصنيف الثاني حسب العدد وتنقسم إلى:

1. ورش العمل الصغيرة التي يتراوح عددها من 8- 12 مشاركاً.
2. ورش العمل المتوسطة التي يصل عددها إلى 25 مشاركاً.
3. ورش العمل كبيرة العدد والتي يزيد عددها عن 25 مشاركاً.

التصنيف الثالث إعداد ورشة العمل حسب المدة الزمنية وتنقسم إلى:

1. ورشة عمل قصيرة تتراوح المدة من 45- 90 دقيقة.
2. ورش عمل متوسطة والتي تمتد من 90 دقيقة إلى ثلاث ساعات.
3. ورش العمل الطويلة التي تزيد عن ثلاث ساعات، وتمتد ليوم كامل تتخلله فقرات تناول الوجبات والراحة.

من المتعارف إليه أن أساليب النقاش والحوار والحصول على المعلومات متعددة ومختلفة، وكون ورشة العمل أحد هذه الأساليب، إلا أنها تتمتع بمجموعة من السمات والخصائص التي تميزها عن غيرها، فمن أهم سمات وخصائص ورشة العمل الآتي:

1. إمكانية مشاركة عدد قليل نسبياً، مما يسمح بالكثير من الاهتمام بكل شخص والتواصل معه.
2. تزيد من مساحات التقارب بين الأشخاص الذين يعملون معاً أو لديهم نفس الاهتمامات أو نفس مجال تخصصهم.
3. يمكن أن يديرها عدة أشخاص بكل منهم جزء خاص به ليديره.
4. أسلوب ورشة العمل مفعم بجو من التفاعل والنشاط الذهني وأحياناً البدني.
5. تمثل ورشة العمل غالباً أسلوب غير رسمي في التواصل، مما يقرب المسافات ويرفع التكلف بين الأشخاص المشاركين.
6. وقت ورشة العمل محدود مما يساعد على تقديم مادة مكثفة ومركزة في صلب الموضوع خلال وقت قصير.
7. تعد ورشة العمل بمثابة بيئة مناسبة لتعليم المهارة وممارستها فعلياً.
8. تيسر ورشة العمل اجتماع المختصين والخبراء في وقت معين وفي نقاش معمق ومحدد.
9. يمكن تقسم ورشة العمل إلى أكثر من جلسة وكل جلسة لها هدف مختلف عن الجلسات الأخرى ومتمم له.

ورشة العمل لها أهمية كبيرة كونها تساهم في تحقيق مكاسب متعددة، والتي يمكن من خلالها تحقيق العديد من الأعراض والأهداف، ويمكن توضيحها من خلال النقاط التالية:

1. تعد ورش العمل مكاناً مثالياً لتبادل الخبرات وتلقي المعلومات بطريقة متميزة، فهي تضمن أنشطة تفاعلية وتجاوب بين كافة أعضائها وتسمح بحرية تدفق المعلومات والأسئلة في جميع جوانب موضوع ورشة العمل.
2. تساهم طبيعة ورشة العمل في تجويد عملية بناء الرؤى النظامية والحلول المتكاملة، ويرجع ذلك لما تتيحه من فرصة لاختيار مشاركين متنوعين في التخصصات والاهتمامات والقدرات.
3. تتيح طبيعة ورش العمل إمكانية دمج الشباب فيها سواء على مستوى تنظيمها أو على مستوى المشاركة فيها، وذلك بهدف إكسابهم الخبرة والمهارة بشكل عملي.
4. تيسر طبيعة ورش العمل الاستفادة من خبرات الآخرين ومن قدراتهم الخاصة، ويمكن لأي ورشة عمل أن تحقق نتائج مضاعفة وجودة نوعية، إذا تم دعوة الخبراء والمعنيين بالموضوع محل النقاش من خارج نطاق المنظمة.
5. تسهل ورش العمل التعلم الجماعي وبناء القناعات المشتركة والمقاربة بين التوجهات والأفكار.
6. تحفز ورشة العمل على تنمية المهارات لدى المشاركين وبالأخص مهارات التواصل ومهارات العمل مع المجموعات ومهارات التفكير.
7. تحاور وتناقش المختصين والمهتمين في ورش العمل حول قضية مشتركة يساهم بشكل كبير في زيادة وعيهم بقضيتهم وإيمانهم بها وعملهم لها.
8. تساهم ورش العمل في توثيق وتقوية الروابط بين المشاركين، ومن ثم زيادة نسبة شراكتهم وتكاملهم.

لكي تتعلم كيفية إعداد ورشة العمل بطريقة ناجحة يجب أن تعرف أن هناك مجموعة من القواعد الرئيسية والتي لابد من تطبيقها لإنجاح أي ورشة عمل، وهي تتمثل في الآتي:

1. تحديد أهداف ورشة العمل وما الذي تريد تحقيقه منها.
2. التحضير جيداً لبرنامج عمل ورشة العمل وما هي الأمور التي سوف يتم طرحها ومناقشتها في ورشة العمل.
3. تحديد وقت ورشة العمل متى تبدأ ومتى تنتهي.
4. اختيار المكان المناسب لانعقاد ورشة العمل والتأكد من أنه يتسع جميع الحاضرين وبه كافة متطلبات الراحة.
5. لابد من اختيار رئيساً لقيادة ورشة العمل وإدارتها بطريقة سليمة حتى لا تكون المناقشات عامة ومشتتة وغير مجدية.
6. تشجيع الأفراد على المشاركة في النقاش والحوار في مواضيع جدول الأعمال لورشة العمل والحرص على تقديم آرائهم ومقترحاتهم.
7. تدوين وكتابة مناقشات ورشة العمل وتوصياتها وملاحظاتها بطريقة دقية وواضحة.

تعد الأغراض درجة أعلى من الأهداف والعمق في إدراك طبيعة ورش العمل وأغراضها الرئيسية تتيح فرصاً أكبر لإمكانية توظيفها بشكل مفيد، ومن أهم الأغراض التي يمكن تحقيها من خلال ورش العمل الآتي:

1. الغرض المعرفي.
2. غرض تعليم مهارة.
3. غرض مناقشة الأفكار والمفاهيم.
4. غرض تقديم أفكار ومفاهيم جديدة.
5. غرض تحقيق التألف مع بعض الأنظمة الجديدة.
6. غرض الدعم النفسي وبناء الألفة.

أولاً: الغرض المعرفي :

الأغراض المعرفية متعددة، وتبدأ بعملية التذكر للمعلومات ثم تتدرج إلى عملية تحليل وتركيب المعلومات وتنتهي بعملية اتخاذ القرار، والتي يمكن تصنيفها على النحو التالي:

1. عملية التذكر، وتعتبر في أبسط المراحل؛ لأنها تطلب من المشاركين تذكر المعلومة فقط.
2. عملية التحليل، وهذه المرحلة تتطلب قدرات إدراكية أكثر من سابقتها؛ لأنها تتطلب استخلاص الحقائق ومن ثم تفسيرها.
3. عملية اتخاذ القرار وفي هذه حالة تتطلب من المشاركين استخدام كل المهارات الإدراكية والمعلومات، بحيث يعكس للمتدرب كافة المعلومات عن موقف أو موضوع محدد.

ثانياً: غرض تعليم مهارة :

من الممكن أن تكون مهارة خاصة بمجال العمل كالتدرب على أسلوب جديد أو برنامج جديدة، أو قد تكون مهارة حياتية كإدارة الوقت أو العمل ضمن فريق، وهذا النوع من ورش العمل يكون أقل في الكلام وأكثر في الأنشطة، ويجب على المشاركين التدرب جيداً على ممارسة المهارة قبل انتهاء الورشة.

ثالثاً: غرض مناقشة الأفكار والمفاهيم :

يقصد بها الحديث حول فكرة أو مفهوم يعرفه المشاركون في ورشة العمل من قبل، ولكن يحتاجون لتجميع أو توحيد الأفكار حوله وتبادل الخبرات.

رابعاً: غرض تقديم أفكار ومفاهيم جديدة :

يتم تقديم فكرة أو مفهوم جديد، وقد يلجأ لهذا الغرض من أغراض ورشة العمل عند استحداث أسلوب جديد في العمل، كأن تنتقل من عمل مكتبي ورقي إلى إلكتروني، وقد يكون من الجيد الاستعانة بذوي الخبرة لإدارة وكيفية وإعداد ورشة العمل.

خامساً: غرض تحقيق التآلف مع بعض الأنظمة الجديدة :

في بعض الأحيان تحتاج بعض المنظمات إلى إقامة ورش عمل عند انضمام عدد من الأعضاء الجدد، بهدف تعريفهم على سياسات المنظمة وإدماجهم في العمل وتوظيفهم في المكان المناسب لهم. وفي هذه الحالة يستخدم عرضاً تقديمياً وبعض الأنشطة لكسر الحاجز النفسي مع بعض المناقشة للإجابة على الأسئلة.

سادساً: غرض الدعم النفسي وبناء الألفة :

ومثل هذا الغرض ما يتم إعداده في ورش العمل في العيادات النفسية أو الجمعيات التي تقدم الدعم للفئات الضعيفة في المجتمع، فهي تلجأ لتنفيذ ورشة عمل بين مجموعة من المستفيدين للحوار، والمناقشة، وتحقيق الألفة والدعم النفسي لبعضهم البعض.

بنهاية هذا المقال تكون قد تعرفت على كيفية إعداد ورشة العمل بطريقة احترافية وضمان نجاحها، وذلك من خلال الفقرات التي تم طرحها بدايةً من التعريف بورشة العمل، وذكر لأهم أنواع ورشة العمل عرض لأهم السمات والخصائص التي تتميز بها ورش العمل، وكيفية إعداد ورشة العمل بطريقة منظمة، وصولاً إلى عرض لأهم الأغراض التي يمكن تحقيقها من إعداد ورشة العمل، مع تحيات شركة دراسة للاستشارات الأكاديمية وخدمات البحث العلمي والترجمة.

توفيق، عبدالرحمن. (2013). إدارة ورش العمل. مكتبة طريق العلم.

الناجي، عبدالسلام بن عمر. (2012). إدارة وتيسير ورش العمل دليل مهني متخصص يحوي أكثر من 350 فكرة إجرائية. مؤسسة محمد وعبدالله إبراهيم السبيعي الخيرية.